Gerenciar milhares de profissionais distribuídos em diferentes contratos, cidades e estados exige visibilidade, agilidade e capacidade de resposta para diversas empresas. Na Orsegups, empresa catarinense com 54 anos de atuação nacional nos segmentos de segurança patrimonial e facilities, a implementação das soluções da Nexti, empresa brasileira especializada em soluções integradas para Recursos Humanos, resultou em ganhos expressivos para a operação, com redução de 50% nas horas extras, queda de 95% da ociosidade operacional e diminuição de 80% das demandas trabalhistas. Com cerca de 9 mil colaboradores em postos de atendimento em todo o Brasil, a companhia passou a contar com uma gestão mais conectada e preventiva.

A tecnologia da Nexti ampliou a visibilidade sobre a operação e permitiu acompanhar faltas, atrasos e ocorrências em tempo real, reduzindo a dependência de informações consolidadas posteriormente. "Em operações descentralizadas, garantir cobertura adequada dos postos, conduzir jornadas e manter o padrão de qualidade dos serviços exige acesso rápido às informações", observa Giliardi dos Santos, diretor de tecnologia da Orsegups.

Um dos principais avanços foi a capacidade de monitorar ocorrências em tempo real, diminuindo a dependência de informações consolidadas posteriormente e aumentando a velocidade de resposta diante de situações que exigem ação imediata. Antes do processo de digitalização, parte dessa supervisão dependia de processos presenciais e da consolidação posterior dos dados da operação. Em alguns casos, indicadores relevantes levavam semanas para serem analisados, limitando a capacidade de atuação imediata.

Com a implementação da chamada "Mesa de Operações", desenvolvida a partir das soluções da Nexti, a companhia passou a contar com alertas em tempo real sobre faltas, atrasos e ocorrências operacionais, permitindo ações preventivas e maior controle dos contratos. "A visibilidade é um fator essencial para garantir rendimento e qualidade em uma estrutura do nosso porte. Quando conseguimos acompanhar o que acontece em tempo real, ampliamos nossa capacidade de resposta e tomamos decisões com mais rapidez e assertividade", comenta Giliardi.

Mais eficiência para as operações

A transformação também impactou processos administrativos. Com a digitalização do fluxo de informações relacionadas à jornada de trabalho, a Orsegups diminuiu o uso de atividades manuais, eliminou etapas baseadas em documentos físicos e simplificou a gestão das informações utilizadas no fechamento da folha de pagamento.

Antes, o processo demandava o envolvimento de cinco profissionais por mais de uma semana. Atualmente, a atividade é concluída em aproximadamente dois dias com uma equipe reduzida, permitindo maior produtividade.

"Além dos ganhos de eficiência, houve uma melhora importante na qualidade das informações e na rotina da equipe. Agora conseguimos dedicar mais tempo à análise e menos esforço às atividades operacionais", afirma Maria Aparecida Rodrigues, gerente de departamento pessoal da Orsegups.

Outro efeito relevante foi a evolução do papel dos supervisores. Antes concentrados em tarefas administrativas e coleta de informações em campo, esses colaboradores passaram a dedicar mais tempo à fiscalização dos postos, ao acompanhamento da qualidade dos serviços e ao relacionamento com os clientes.

Para Marcelo Gomes, CEO da Nexti, o case demonstra como a tecnologia pode contribuir para a gestão de pessoas em empresas que atuam com equipes distribuídas. Quando informações críticas passam a estar disponíveis em tempo real, os negócios ganham eficiência, fortalecem sua governança e elevam a qualidade dos serviços entregues aos clientes. "O que observamos na Orsegups foi uma evolução importante na forma de administrar uma operação complexa. A tecnologia não é mais só uma ferramenta de registro e se tornou um instrumento de gerenciamento, capaz de apoiar decisões mais rápidas e criar um ambiente muito mais eficiente", ressalta Gomes.

A transformação digital em setores como segurança privada e facilities está cada vez mais ligada à capacidade de conectar pessoas, processos e dados em uma mesma estrutura. Para a Orsegups, a parceria representa um processo contínuo de modernização da gestão operacional.

"Enxergamos a Nexti como uma parceira da nossa jornada de transformação digital. A tecnologia trouxe mais controle, mais agilidade e mais capacidade de atuação preventiva. Isso impacta diretamente a eficiência da atividade e a qualidade dos serviços que entregamos aos nossos clientes", conclui Giliardi.